Książka przychodów i rozchodów — koń roboczy polskiej firmy

KPiR prowadzi większość firm w tym kraju — i słusznie: prostsza niż pełne księgi, a w odróżnieniu od ryczałtu pozwala odliczać koszty. Czyli płacić podatek od tego, co naprawdę zarobiłeś.

Dla kogo KPiR

Książkę prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie (osób fizycznych) rozliczające się skalą albo liniowym — dopóki przychody nie przekroczą 2,5 mln euro rocznie, czyli na 2026 r. dokładnie 10 646 500 zł. Powyżej tej kwoty ustawodawca uznaje, że jesteś już na tyle duży, by Cię uszczęśliwić pełnymi księgami. Limit — co miła odmiana — podniesiono w 2025 r. z 2 mln euro, więc trochę firm odetchnęło.

Na czym polega

Zapisujesz przychody i koszty: towar, materiały, wynagrodzenia, resztę wydatków. Podatek płacisz od różnicy. To cała filozofia — i zarazem przewaga nad ryczałtem: jeśli Twoja działalność ma realne koszty (towar, paliwo, sprzęt, podwykonawcy), KPiR zwykle wychodzi taniej. Ryczałt kocha tych, co kosztów nie mają; książka — tych, co mają.

Do książki dochodzą ewidencje towarzyszące (środki trwałe, przy pracownikach dokumentacja płacowa) i remanent na początek i koniec roku — spis z natury, o którym łatwo zapomnieć, a który potrafi zauważalnie zmienić dochód do opodatkowania. W obie strony.

Skala czy liniowy? Liczmy, nie wróżmy

Skala: 12% do 120 000 zł dochodu, wyżej 32%, do tego kwota wolna 30 000 zł i możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Liniowy: równe 19% od każdej złotówki, bez kwoty wolnej i bez wspólnego rozliczenia. Różni się też składka zdrowotna — na skali 9% dochodu, na liniowym 4,9% (z możliwością odliczenia do 14 100 zł w 2026 r.). Gdzie leży granica opłacalności? To zależy od dochodu, małżonka, ulg — czyli od Twojego życia, nie od tabelki z internetu. Dlatego liczymy to klientom co roku; zmiana formy jest możliwa do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie.

Trzy grzechy główne

Grzech pierwszy: wrzucanie w koszty rzeczy, które z firmą łączy tylko dobra wola podatnika. To pierwsza pozycja, jakiej szuka kontrola — i najłatwiejszy protokół w jej karierze. Grzech drugi: brak remanentu. Grzech trzeci: gubienie faktur kosztowych — każdy zgubiony dokument to podatek zapłacony od pieniędzy, których nie zarobiłeś. Prowadząc książkę u nas, dostajesz wyliczenie zaliczki z wyprzedzeniem: wiesz, ile zapłacisz, zanim zapłacisz. Niespodzianki zostawiamy na urodziny.