Teczki osobowe — pięć szuflad, do których zagląda PIP

Zatrudniasz choć jedną osobę? Gratulacje — właśnie zostałeś archiwistą. Akta osobowe to obowiązek każdego pracodawcy, a inspekcja pracy zagląda do nich w pierwszej kolejności. Dobra wiadomość: można to zrzucić na nas.

Pięć części, każda o czym innym

Część A to życie przed firmą: dokumenty z rekrutacji i badania wstępne. Część B to całe zatrudnienie: umowa, zakres obowiązków, szkolenie BHP, zgody, aneksy, urlopy, sprawy rodzicielskie — tu ląduje najwięcej. Część C to pożegnanie: wypowiedzenie i kopia świadectwa pracy. Część D gromadzi kary porządkowe (które po zatarciu się z niej usuwa — prawo do zapomnienia w wersji kadrowej), a część E — dokumenty z kontroli trzeźwości. Tak, jest na to osobna szuflada.

Zasady, których pilnujemy

W każdej części dokumenty leżą chronologicznie, ponumerowane, z wykazem na początku. Teczka jest osobna dla każdego pracownika i przechowywana tak, by nikt niepowołany do niej nie zajrzał — to dane osobowe pełną gębą, RODO patrzy. Obok teczki żyje jeszcze dokumentacja odrębna: ewidencja czasu pracy, karta wynagrodzeń. Też obowiązkowa, też sprawdzana.

Dlaczego to nie jest sztuka dla sztuki

Braki w aktach to klasyk protokołów Państwowej Inspekcji Pracy — a grzywnę płaci pracodawca, nie teczka. Kompletna dokumentacja chroni też w sporze z pracownikiem: to w niej jest dowód, że badania były aktualne, szkolenie odbyte, a zakres obowiązków doręczony. Bez papieru zostaje słowo przeciw słowu — a sądy pracy słów pracodawcy słuchają z umiarkowanym entuzjazmem.

W ramach obsługi kadrowej teczki zakładamy i prowadzimy za naszych klientów — od pierwszego zatrudnionego. Ty zatrudniasz, my segregujemy.