Praktycznie każda osoba, która zakłada działalność gospodarczą zadaje mi pytanie: w którym momencie muszę założyć konto firmowe?

Przeświadczenie o tym, że każdy prowadzący działalność gospodarczą musi mieć konto firmowe jest tak powszechne, że aż niepodważalne. Czy aby na pewno?

I tak, i nie. Różnie są tu traktowane różne formy działalności. Z pewnością swoje konto firmowe obowiązana jest posiadać spółka z o.o. To jest oczywiste, że spółka taka posiada osobowość prawną i nie może posługiwać się ani prywatnym kontem Prezesa, ani żadnego z udziałowców.

A osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą? Tu też odpowiedź jest oczywista. Nie, osoby prowadzące działalność gospodarczą nie muszą posiadać konta firmowego, bo nie istnieje żaden przepis, który taki obowiązek by na nie nakładał.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej mówi, że należy realizować poprzez konto bankowe płatności z innym podmiotem gospodarczym, gdy przekraczają one 15 tys. euro. Również i płatności do Urzędu Skarbowego i ZUS należy dokonywać z konta bankowego. Więc co do tego, że ma być to konto bankowe nie ma wątpliwości. Ale nigdzie nie jest zaznaczone, że nie może być to konto osobiste osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Skąd więc takie przeświadczenie, że musi być to konto firmowe? Myślę, że cegiełkę tutaj, i to sporą, dorzuciły same banki. Dlaczego? Bo to im się po prostu opłaca.

Praktycznie w każdym banku opłata za konto firmowe, w porównaniu z kontem osobistym, jest istotnie wyższa. Najczęściej w samej miesięcznej opłacie za prowadzenie, ale też większe są zazwyczaj opłaty za przelewy, wyciągi, wydanie karty. No bo to przecież „karta firmowa”, więc kosztować musi. No i konto takie, co to przelewy do ZUS można robić. A to wcale nie jest prawdą. Proszę sprawdzić, że w każdym koncie osobistym jest aktywna zakładka „przelewy do ZUS i Urzędów Skarbowych”. Można więc i z każdego konta prywatnego takie przelewy zrobić.

Bo tak naprawdę konto osobiste i konto firmowe różnią się od siebie tylko nazwą. I opłatami za prowadzenie.

Przestrzegam natomiast przed „mieszaniem” operacji firmowych i prywatnych wykonywanych z tych samych kont. Dlaczego? Ponieważ w przypadku jakiejś (odpukać!) kontroli z Urzędu Skarbowego musimy udostępnić mu pełne informacje z rachunków wykorzystywanych do działalności gospodarczej. Jeżeli z jakiegoś rachunku dokonujemy zapłaty do naszych kontrahentów lub przyjmujemy na niego wpływy od nich i jednocześnie dokonujemy z tego rachunku operacji prywatnych – Urząd otrzymuje od nas w prezencie informacje o naszych prywatnych przepływach pieniężnych. A generalna zasada jest taka, że im mniej wie Urząd, tym dla nas lepiej. Ponieważ, o ile Urzędowi wolno kontrolować rachunki firmowe, na kontrolę prywatnych to my musimy wyrazić zgodę.

Dlatego też zawsze proponuję ścisłe rozdzielenie tych operacji i pilnowanie, aby to, co związane z działalnością gospodarczą odbywało się z jednego konta, a to co z działalnością prywatną – z drugiego. Przy czym oba mogą być kontami „prywatnymi”, ale jedno z nich musi być zgłoszone do Urzędu Skarbowego

Wojciech Kornak, 5 maja 2013 r.