Przepisy zobowiązują pracodawców do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu m.in. na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Zasady, jakimi należy się kierować przy prowadzeniu teczek pracowników, są szczegółowo określone.

Poniżej przedstawiam obowiązki pracodawcy w tym zakresie. Przypominam, że w przypadku powierzenia nam prowadzenia księgowości, wszystkie te obowiązki przejmujemy my. Pracodawca ma zarabiać pieniądze. Niech każdy zajmuje się tym, na czym zna się najlepiej.

Przy podejmowaniu pracy
Pełny wykaz dokumentów, których pracodawca może żądać od osoby podejmującej pracę w jego firmie zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: „rozporządzenie). W myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia, należą do nich:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (pomocniczy wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia),
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto od przyszłego pracownika można również zażądać przedłożenia dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe, świadectw pracy od poprzednich pracodawców (mogą być pomocne w ustalaniu prawa do świadczeń pracowniczych zależnych od stażu pracy, a więc np. dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej) oraz dokumentów, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. zaświadczenie z urzędu pracy o okresach pobierania zasiłku dla bezrobotnych czy stypendiów szkoleniowych). Przy czym trzeba mieć tu na względzie, że przedstawienie w/w dokumentów jest dobrowolne.
Przyszły pracodawca zazwyczaj chce wiedzieć jak najwięcej o przyszłym pracowniku, musi jednak pamiętać, że nie może żądać złożenia ani przedłożenia innych dokumentów niż wymienione w omawianym rozporządzeniu, chyba że istnieje ku temu podstawa prawna (np. konieczność zweryfikowania czy ubiegający się o zatrudnienie nie był karany za przestępstwo umyślne). Co więcej, do akt pracowniczych włącza się jedynie kopie lub odpisy złożonych przez pracownika dokumentów. O oryginały można poprosić jedynie w celu sporządzenia ich odpisów bądź kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia).
W teczce osobowej pracownika musi znaleźć się miejsce dla umowy o pracę, którą należy sporządzić w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden powinien trafić do rąk pracownika. Pomocniczy wzór tego dokumentu można znaleźć w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Powyższe kroki stosuje się odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy. Potwierdzenie to doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru (§ 2 ust. 1-2 rozporządzenia).

Przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy należy jeszcze uzyskać jego pisemne potwierdzenie, że (§ 3 rozporządzenia):

• zapoznał się z treścią regulaminu pracy (ewentualnie treścią informacji o przyjętych u pracodawcy zasadach organizacji pracy, o których mówi art. 29 § 3 i art. 150 § 1 K.p.),
• otrzymał informację, o której mowa w art. 29 § 3 K.p., a więc o obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy (jeżeli taki funkcjonuje); ponadto pracodawcy, którzy nie mają obowiązku ustalania regulaminu pracy powinni dodatkowo poinformować o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
• są mu znane przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zapoznał się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,

Wskazane powyżej dokumenty muszą również trafić do akt osobowych nowo przyjętego podwładnego.

Informacje o statusie bezrobotnego i zajęciu wynagrodzenia
Kandydat do pracy powinien złożyć także oświadczenie o zarejestrowaniu się jako osoba bezrobotna w urzędzie pracy. Jest to o tyle istotne, że obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie urzędu pracy (w ciągu 5 dni od podjęcia pracy przez pracownika) o zatrudnieniu bezrobotnego, a niedopełnienie tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny.

Jeśli natomiast przedłożone przez pracownika świadectwo pracy zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia, to (stosownie do § 5 rozporządzenia) obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie o zatrudnieniu takiego pracownika zarówno komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne, jak i pracodawcę, który wystawił świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

Więcej dokumentów od rodziców
Pracodawcy, zatrudniający osoby posiadające dzieci, powinni pamiętać o dodatkowych formalnościach. A mianowicie, pracownicy, którzy są rodzicami (opiekunami) dziecka do czterech lat, powinni złożyć oświadczenie o udzieleniu (bądź nie) zgody na wykonywanie pracy:

• w godzinach nadliczbowych,
• w porze nocnej,
• w systemie przerywanego czasu pracy,
• w delegacji poza stałym miejscem pracy.

Osoby wychowujące dziecko do lat 14 powinny z kolei złożyć oświadczenie, czy zamierzają wykorzystywać przysługujące im (na mocy art. 188 K.p.) dwa dni wolne od pracy w ciągu roku kalendarzowego.

Prowadzenie akt osobowych
Wszystkie dokumenty pracownika należy przechowywać w jego teczce osobowej. Akta osobowe powinny składać się z trzech części (§ 6 ust. 2 rozporządzenia). W części A należy umieścić dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a więc np. kwestionariusz osobowy, kopie świadectw pracy.

Część B stanowią dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, w tym:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 (m.in. regulaminem pracy, przepisami bhp) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku gdy uprawniony do urlopu wychowawczego złożył w tej sprawie stosowny wniosek (art. 186⁷ K.p.),
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 K.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Natomiast w części C przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• oświadczenia dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ K.p.) oraz związane z nie wypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 K.p.c.),
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być uporządkowane. Należy więc zwrócić szczególną uwagę, aby były one ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Co więcej, każda z części (A, B i C) powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).
Praktyka pokazuje, iż niejednokrotnie zdarza się, że niektóre dokumenty trafiają do pracodawcy dopiero po kilku tygodniach od zawarcia umowy o pracę. W takim wypadku, aby zachować chronologię dokumentów włączanych do części A, należy oznaczyć datę wpłynięcia dokumentu i załączyć go do akt według daty wpływu.
 

WAŻNE!

Teczki osobowe pracowników powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Dlatego też warto umieścić je np. w zamykanych szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Ponadto trzeba pamiętać, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich zniszczeniem. Akta personalne pracowników należy przechowywać 50 lat, dlatego też należy przyłożyć szczególną wagę do ich kompletności oraz sposobu i miejsca przechowywania. Za niedochowanie należytej staranności w tym zakresie grożą pracodawcy kary.