Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej).
W przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu) kierownik jednostki obowiązany jest:
1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu),
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).

Pod względem merytorycznym księgi rachunkowe prowadzi się zgodnie z tzw. zasadami rachunkowości (polityką rachunkowości).

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

1. trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
2. wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
3. przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe, które powinny być prowadzone przez przedsiębiorcę to: dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, inwentarz.

Dziennik

Dziennik służy do chronologicznego ujęcia wszystkich operacji gospodarczych. Zgodność sumy zawartych w nim zapisów z łącznymi obrotami kont syntetycznych (zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych) potwierdza kompletność i poprawność (co do wartości) ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W systemie informatycznym możliwe jest funkcjonowanie jednego (o bardzo dużej objętości) dziennika lub kilku. Wymaga się wówczas sporządzania co miesiąc zestawienia dzienników.

Przy technice tradycyjnej (ręcznej) w średniej czy dużej firmie funkcjonowanie jednego dziennika jest niewykonalne, jedna osoba nie jest bowiem w stanie, zachowując chronologię zapisów, zarejestrować w dzienniku wszystkich operacji gospodarczych. Funkcjonowanie wielu dzienników wymaga ich comiesięcznego zestawiania.

Dziennik może mieć charakter odrębnego urządzenia ewidencyjnego; funkcję dziennika można jednak nadać innym urządzeniom ewidencyjnym, pod warunkiem zachowania chronologii zapisów. Dziennik może zawierać następujące dane: pozycja wpisu, data, dowód, treść operacji, kwota, bądź ponadto kwalifikujący dowód do ujęcia w księgach, księgujący, konto Wn, kwota Wn, konto Ma, kwota Ma, uwagi.

Konta księgi głównej

Konta księgi głównej to inaczej konta syntetyczne, funkcjonujące zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Konta ksiąg pomocniczych to inaczej konta analityczne, funkcjonujące zgodnie z „ideą” zasady zapisu powtarzanego (teoretycznie sformułowana zasada zapisu powtarzanego polega na powtórzeniu zapisu dokonanego na koncie księgi głównej po tej samej stronie, w tym samym czasie i w tej samej wysokości). Księgi pomocnicze mają w szczególności zapewnić ujęcie wynagrodzeń i innych świadczeń dla pracowników do celów podatkowych i ubezpieczeniowych oraz ujęcie transakcji zakupu i sprzedaży do celów podatkowych; dotyczy to na pierwszym miejscu podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego.

Bilans próbny

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (syntetycznych), zwane inaczej bilansem próbnym lub obrotówką, sporządza się dla sprawdzenia przestrzegania zasady podwójnego zapisu (zgodność między sobą sumy obrotów) oraz kompletności i poprawności wartości zapisów (zgodność sumy obrotów z sumą zapisów dziennika). Zestawienie to może np. zawierać kolumny służące do wpisania nazw i symboli kont wstępnego bilansu otwarcia, korekt bilansu otwarcia, ostatecznego bilansu otwarcia, obrotów za miesiąc, obrotów narastająco od początku roku i sald na koniec miesiąca.

Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych

W celu sprawdzenia, czy przestrzegana jest zasada zapisu powtarzanego, sporządza się zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (analitycznych) lub – jak wymaga ustawa o rachunkowości – tylko zestawienie sald. W przypadku błędów pełne zestawienie obrotów i sald ułatwia ich poszukiwanie. Przedstawiony wcześniej układ obrotówki ma charakter uniwersalny i może być wykorzystany do sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (analitycznych); mogą to być jednak obrotówki ściśle dostosowane do specyfiki określonych kont ksiąg pomocniczych (analitycznych).

Inwentarz

Inwentarz, inaczej zestawienie poszczególnych (pojedynczych) składników majątku, występuje tylko w niektórych firmach, co wiąże się z przejściem z niepełnej (książka podatkowa) na pełną (księgi rachunkowe) ewidencję księgową. Dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe dane pozostałych elementów ksiąg rachunkowych, zawierające szczegółowe informacje o poszczególnych składnikach majątku, pełnią równocześnie funkcję inwentarza.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w miesiącu, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności jeżeli:

• udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
• zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
• zapewniona jest, w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za pomocą odpowiednich wydruków, kontrola kompletności i aktualności danych określających parametry przetwarzania danych;
• zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli:

• pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc roku obrotowego nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym;
• ujęcie (przed nowelizacją „zapisy” w księgach rachunkowych) operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii dokonywane jest w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Artykuł pochodzi w znacznej części z książki „Rachunkowość finansowa i podatkowa. Nowe wydanie 2010” Teresy Cebrowskiej (red. nauk.) (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010).