Podatkowa księga przychodów i rozchodów nie jest aż tak skomplikowana, jak może się to wydawać. Rozpoczynając działalność, możemy podjąć się samodzielnego prowadzenia księgi. Z początku mogą pojawiać się wątpliwości, w jakiej kolumnie należy ujmować poszczególne kwoty. Kolejne miesiące pokażą jednak, że pewne operacje gospodarcze się powtarzają i ich księgowanie nie stanowi większego kłopotu. Zachętą do założenia firmy mogą być nowe uregulowania, które pozwalają przedsiębiorcom rozpoczynającym po 24 sierpnia 2005 r. samodzielną działalność gospodarczą opłacać składki na ubezpieczenie społeczne w preferencyjnej wysokości.             W razie wątpliwości – bardzo proszę zapytać (tel. 602 280 075 lub @). Z przyjemnością odpowiem.

Informacje ogólne związane z prowadzeniem księgi

Obowiązek prowadzenia księgi zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy. Osoby opłacające podatek w formach zryczałtowanych (tj. w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej) nie mają obowiązku prowadzenia księgi. Zaś osoby opodatkowane na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowo) są do tego obowiązane.

Kto musi prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów

Zasady prowadzenia księgi reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 282, poz. 2807; dalej rozporządzenie MF). Z kolei to, jakie podmioty powinny prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", wymienione zostało w art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 183, poz. 1538, dalej u.p.d.o.f.).

Obowiązek prowadzenia księgi ciąży na wykonujących działalność gospodarczą:

• osobach fizycznych,

• spółkach cywilnych osób fizycznych,

• spółkach jawnych osób fizycznych,

• spółkach partnerskich.

Przedsiębiorca może prowadzić księgę, dopóki nie będzie zobligowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 184, poz. 1539), obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje, jeżeli w poprzednim roku podatkowym przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro. Po przekroczeniu limitu wynikającego z tej ustawy przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów będą obowiązani założyć księgę rachunkową. Prowadzenie jej należy rozpocząć od nowego roku podatkowego. Wielkości euro przeliczamy na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP, który obowiązuje 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy (w 2004 r. kwota 800 000 euro odpowiada 3 506 560 zł). Z kolei w 2006 r. będzie to kwota 3 133 280 zł (na 30 września 2005 r. kurs euro wyniósł 3,9166 zł), a w 2012 roku 3 466 560 zł (kurs 4,3332)..

Ustawodawca nie zabrania prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcom, którzy mają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Mogą oni prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli ich przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy były niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty 800 000 euro. Mają oni obowiązek zawiadomienia o fakcie rozpoczęcia prowadzenia księgi rachunkowej naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Prowadzenie księgi należy rozpocząć od początku następnego roku podatkowego. Ponadto obowiązek prowadzenia księgi dotyczy:

• osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,

• osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,

• duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Nie mają obowiązku prowadzenia księgi osoby, które:

• opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,

• wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,

• wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,

• dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są również zobowiązani rolnicy prowadzący działalność gospodarczą. Jeżeli przychód z działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł, wówczas rolnicy prowadzą księgę, która ma uproszczoną formę (wzór tej księgi stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia MF). Jeżeli przychód rolnika z wykonywanej działalności gospodarczej przekroczy w roku podatkowym 10 000 zł, ma on obowiązek prowadzić taką księgę, jaką prowadzą inni przedsiębiorcy.

Gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe

Prowadzący działalność gospodarczą może księgę prowadzić samodzielnie lub przekazać jej prowadzenie profesjonalnemu biuru rachunkowemu – najlepiej oczywiście, jeżeli jest to moje biuro (tel. 602 280 075 lub napisz @.) Zanim jednak zdecyduje się powierzyć prowadzenie księgi jakiemuś biuru, ważne jest aby sprawdził, czy ma ono odpowiednie kompetencje. Moje Biuro takie kompetencje ma. Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów upoważnione są bowiem osoby posiadające uprawnienia wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 120, poz. 1022 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2003 r. nr 210, poz. 2044). Za uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uznaje się również osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Przyjęcie do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów przez moje biuro odbywa się według wypracowanej procedury.

Przechowywanie księgi i dowodów

Księga i dowody, na podstawie których dokonywane są zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli prowadzenie księgi przekazaliśmy biuru rachunkowemu, księga wraz z dowodami powinna znajdować się w miejscu, które jest podane w zawiadomieniu złożonym do urzędu skarbowego. Zwykle miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro rachunkowe posiada swoją siedzibę. Może też się zdarzyć, że miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro prowadzi działalność gospodarczą, a nie miejsce siedziby biura. W każdym przypadku urząd powinien wiedzieć, gdzie faktycznie przechowywane są księgi przez biuro rachunkowe.

Podatnicy prowadzący przedsiębiorstwo wielozakładowe muszą przechowywać księgi w każdym zakładzie. Podatnicy tacy mogą prowadzić tylko jedną księgę w miejscu swojej siedziby, jeżeli w poszczególnych zakładach prowadzona jest przynajmniej ewidencja sprzedaży lub ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych czy ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy. Podatnicy prowadzący działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego powinni przechowywać księgę w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli taki podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży, to powinna ona znajdować się w miejscu wykonywania działalności.

Prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania księgi do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za 2006 r. upływa 30 kwietnia 2007 r. Okres przedawnienia upływa z okresem 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Tak więc księga prowadzona w 2006 r. powinna być przechowywana do końca 2012 r.

Podstawa prawna:

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)